Wie man ein Bauunternehmen führt: Probleme auf der Baustelle vermeiden

Problem: Am Montagetag war die Baustelle nicht bereit. Ein halber Tag Verlust für drei Techniker, der bis zum Ende des Jahres nicht wieder hereingeholt werden konnte.

Lösung: Eine Liste von Risiken für jede Art von Einsatz, umgewandelt in Abläufe und Checklisten, die abgearbeitet werden, bevor das Team auf die Baustelle geschickt wird.

Ergebnis: Von 8-10 verlorenen halben Tagen pro Jahr auf höchstens 1-2. Rückgewinnung von mehr als 10.000 € an technischer Zeit und geretteter Marge.

Die unfertige Baustelle

Letzten September. Ein Kunde in der Provinz Brescia ruft mich am Dienstagnachmittag an. Drei Techniker waren um 7:30 Uhr auf der Baustelle angekommen, um in einer Wohnung, die renoviert wurde, 12 Fenster einzubauen. Du kommst an, lädst den Lieferwagen aus, gehst in den dritten Stock. Und der Estrich ist noch feucht. Am Tag zuvor verlegt.

Man kann nichts montieren. Man kann noch nicht einmal die Profile auf dem Boden ablegen, ohne zu riskieren, alles zu ruinieren. Man lädt den Lieferwagen wieder ein und fährt zurück zum Firmensitz. Ein halber Tag in den Sand gesetzt.

Die unmittelbaren Kosten: 3 Techniker für 4 Stunden, etwa 420 €. Aber der eigentliche Schaden ist ein anderer. Der Terminplan war bis Dezember voll. Diese Montage konnte nicht vor Ablauf von 11 Wochen neu angesetzt werden. Der Endkunde fing an, alle drei Tage anzurufen. Der Bauherr beschwerte sich. Und als man schliesslich zurückkehrte, um zu montieren, musste man mit einem verärgerten Kunden umgehen, anstatt in Ruhe zu arbeiten.

Alles nur, weil niemand am Freitag zuvor angerufen hat.

Baustellenprobleme hängen selten von dir ab

Das ist der Teil, der am meisten ärgert. In den allermeisten Fällen bist nicht du schuld an Problemen auf der Baustelle. Die Schuld liegt bei anderen.

Der Estrich war nicht fertig, weil der Bodenleger eine Woche im Verzug war. Es gab keinen Strom, weil der Elektriker die Leitungen noch nicht verlegt hatte. Das Gerüst war am Tag zuvor abgebaut worden. Die Wand, an der man den Blendrahmen befestigen sollte, musste noch verputzt werden.

Der Punkt ist, dass das Wissen, wessen Schuld es ist, einem den verlorenen halben Tag nicht zurückgibt. Und es ändert nichts an der Tatsache, dass du die Zeche zahlst, denn deine Techniker bezahlst du sowieso.

Die richtige Frage ist also nicht "Wessen Schuld ist es?", sondern "Wie finde ich es heraus, bevor ich das Team losschicke?".

Der erste Schritt: Die Liste von allem, was schiefgehen kann

Nimm ein Blatt Papier. Noch besser, öffne eine Datei. Schreibe alle Probleme auf, die du in den letzten zwei Jahren auf der Baustelle hattest. Alle. Auch die kleinen, die einer halben Stunde Verspätung.

Unterteile sie dann in zwei Spalten: Probleme, die von dir abhängen, und Probleme, die von anderen abhängen.

Die linke Spalte löst du mit interner Organisation. Die rechte Spalte löst du mit nur einer Sache: einem Telefonanruf oder einer Kontrolle vor dem Einsatz.

Listen in Abläufe verwandeln

Eine Risikoliste nützt nichts, wenn sie in einer Schublade liegen bleibt. Sie muss zu einem Arbeitsablauf werden. Einer Checkliste, die wirklich von jemandem abgehakt wird, jedes Mal, vor jeder Baustelle.

Ein konkretes Beispiel. Für den Fenstereinbau auf einer Renovierungsbaustelle könnte die Checkliste im Vorfeld des Einsatzes folgendermassen aussehen:

• Den Kunden oder Bauleiter 3 Tage vorher anrufen. Bestätigen, dass Estrich, Putz und Strom bereit sind.
• Überprüfen, ob der Elektriker die Kontakte für den Alarm, falls vorgesehen, vorbereitet hat.
• Kontrollieren, dass die Lichtanschlüsse in der Nähe der Fenster bereits positioniert sind oder dass der Elektriker vor dir vorbeikommt.
• Zugang zum Stockwerk bestätigen: funktionierender Aufzug, verfügbares Gerüst, freies Treppenhaus.
• Die in den Lieferwagen geladene Materialliste am Abend zuvor kontrollieren, nicht morgens um 6:30 Uhr.

Fünf Punkte. Drei Minuten Telefongespräch und zwei Minuten Kontrolle im Lager. Insgesamt fünf Minuten, die dir 4 Stunden Stillstand für drei Personen ersparen.

Das Problem mit Checklisten auf dem Papier

Viele Unternehmen, die in der Baubranche tätig sind, haben bereits Arbeitsabläufe. Vielleicht nicht schriftlich, vielleicht im Kopf des Firmeninhabers oder des erfahrensten Bauleiters. Das Problem ist, dass sie dort bleiben.

Wenn der erfahrene Bauleiter im Urlaub ist, ruft niemand an. Wenn man einen neuen Techniker einstellt, lernt er die Abläufe durch Osmose, d. h. indem er Fehler macht. Wenn man 4 offene Baustellen am selben Tag hat, geht einem etwas durch die Lappen.

Abläufe funktionieren nur, wenn sie aufgeschrieben, geteilt und nachverfolgt werden. Es reicht nicht, dass es sie gibt. Du musst wissen, ob sie jemand ausgeführt hat.

BAU Gest

Digitale Checklisten, die man nicht vergisst

Mit BAU Gest erstellst du Vorab-Checklisten für jede Art von Einsatz auf der Baustelle. Jeder Punkt wird vom Techniker abgehakt, mit Datum und Uhrzeit versehen, und wenn etwas fehlt, erhältst du eine Benachrichtigung, bevor das Team losfährt. Keine unfertigen Baustellen mehr, die man morgens um 7:30 Uhr antrifft.

So funktioniert es

Swiss
Made

BAU Gest

Nettomarge24,2%

Aktive Aufträge8

Stundenabweichung+12%

Techniker optimieren: das wahre Ziel

Abläufe und Checklisten sind keine Bürokratie. Sie dienen nur einem Zweck: deine Techniker so viel wie möglich an produktiven Tätigkeiten arbeiten zu lassen.

Ein Techniker kostet zwischen 30 € und 40 € pro Stunde, alles inklusive. Wenn er von einem 8-Stunden-Tag 6 Stunden tatsächlich Montagearbeit leistet und 2 Stunden mit Warten, Fahrten und Problemen verliert, zahlst du für jede Baustelle 25% mehr als du kalkuliert hattest.

Multipliziert mit einem Team von 3 Personen und 230 Arbeitstagen im Jahr.

Eine Stunde mehr produktive Arbeit pro Team und Tag. Man muss keine Wunder vollbringen. Man muss nur vermeidbare Wartezeiten beseitigen: die nicht fertige Baustelle, das fehlende Teil, die Koordination, um die sich niemand gekümmert hat.

Von der einzelnen Baustelle zum System

Wenn du die Risikoliste und Checklisten für eine Art von Einsatz hast, übertrage sie auf alle anderen. Montage, Wartung, Kundendienst nach dem Verkauf, technische Besichtigung. Jede Art von Tätigkeit hat ihre spezifischen Risiken und ihre Checkliste.

Der qualitative Sprung kommt, wenn du aufhörst, jede Baustelle als Einzelfall zu behandeln, und anfängst, sie als wiederkehrende Prozesse zu betrachten. Nicht, weil alle Baustellen gleich seien, sondern weil 80% der Dinge, die schiefgehen können, immer dieselben sind.

Diese 20% echter unvorhergesehener Ereignisse, die du nicht vorhersehen konntest, meisterst du eben deshalb besser, weil du nicht mehr hinter Problemen herläufst, die du hättest vermeiden können.

Womit man morgen früh anfängt

Du musst nicht alles an einem Tag umkrempeln. Fang mit drei Dingen an.

Erstens: Nimm die Baustellen der letzten sechs Monate, bei denen du Probleme hattest. Schreibe auf, was schiefgelaufen ist und ob es von dir oder von anderen abhing. Auch wenn es nur auf einem Excel-Blatt ist, die Hauptsache ist, dass man es macht.

Zweitens: Schreibe für die Art von Einsatz, die du am häufigsten durchführst, eine Checkliste mit 5-7 Punkten, die überprüft werden müssen, bevor das Team losgeschickt wird. Beauftrage jemanden damit, sie für jede Baustelle durchzuführen.

Drittens: Zähle nach einem Monat, wie viele Probleme du vermieden hast. Nicht, wie viele du gehabt hast, sondern wie viele du vermieden hast. Denn genau da liegt die Marge, die du heute verlierst, ohne es zu merken.

Wenn du sehen willst, wie ein System aus digitalen Checklisten integriert mit der Baustellenverwaltung funktioniert, schau dir BAU Gest an. Es spart dir Zeit dort, wo du sie heute wegwirfst.