So verbesserst du dein Bauunternehmen mit den richtigen Zahlen

Problem: Du arbeitest 12 Stunden am Tag, weisst, dass da etwas nicht stimmt, kannst aber nicht herausfinden, wo du Geld verlierst.

Lösung: Ein System in 4 Schritten, das die Zahlen deines Unternehmens in konkrete Entscheidungen verwandelt.

Ergebnis: Du hörst auf, aus dem Bauch heraus zu entscheiden, und beginnst, aufgrund echter Daten zu handeln. Jede Entscheidung wird sicherer.

Das Problem ist nicht, dass du zu wenig arbeitest

Wer im Baugewerbe tätig ist, hat kein Problem mit dem Einsatz. Das Problem ist ein anderes: Du triffst jeden Tag Dutzende von Entscheidungen, ohne die Zahlen zu haben, um zu verstehen, ob sie richtig sind.

Du nimmst eine Arbeit an, weil sie "gut aussieht". Du stellst Leute ein, weil "es so viel zu tun gibt". Du kaufst einen Lieferwagen, weil er "früher oder später gebraucht wird". Aber wenn du dich am Ende des Jahres hinsetzt, um dir das Konto anzusehen, verstehst du nicht, wo das Geld geblieben ist.

Das ist nicht deine Schuld. Niemand hat dir jemals beigebracht, Zahlen zu nutzen, um Entscheidungen zu treffen. Der Treuhänder gibt dir die steuerlichen Zahlen, nicht die strategischen. Deine Management-Software (falls du eine hast) sagt dir, wie viel Umsatz du gemacht hast, nicht, wie viel du wirklich verdient hast.

Ein konkretes Beispiel: dieselbe Entscheidung, zwei verschiedene Ergebnisse

Marco hat ein Fensterbauunternehmen in Norditalien. Er erhält eine Anfrage für eine Baustelle über 180 €. Der Kunde hat es eilig und will in zwei Wochen beginnen. Marcos Team ist fast frei. Er sagt zu.

Ohne Zahlen argumentiert er so: "180.000 Euro Umsatz, die Materialien kosten etwa 90.000, die Arbeit 40.000. Mir bleiben 50.000 Euro. Tolle Arbeit."

Mit den Zahlen sieht das Bild anders aus. Die Stunden für Besichtigung, Offertenerstellung und Auftragsabwicklung sind weitere 8.000 Euro wert. Der Anteil der Fixkosten für eine Baustelle dieser Dauer beträgt 12.000 Euro. Transport und Logistik kommen auf 6.000. Die tatsächliche Marge beträgt nicht 50.000, sondern 24.000 Euro, also 13% statt der gedachten 28%. An diesem Punkt kann Marco entscheiden: Den Preis neu verhandeln, den Umfang der Arbeit reduzieren oder in dem genauen Wissen, wie viel er daran verdienen wird, zusagen. Jede Wahl ist besser, als in dem Glauben zu starten, doppelt so viel Marge zu machen.

Warum Controlling kleinen Unternehmen mehr bringt

Es gibt das weitverbreitete Missverständnis, dass Controlling etwas für grosse Unternehmen sei, für solche mit Controller und Finanzabteilung. Kleine kommen mit gesundem Menschenverstand durch.

Es ist umgekehrt. Ein grosses Unternehmen hat Spielraum für Fehler. Wenn ein Projekt schiefgeht, gibt es hundert andere, die das ausgleichen. Ein Unternehmen mit 10 oder 15 Aufträgen pro Jahr hat diesen Spielraum nicht. Jede falsche Entscheidung wiegt doppelt so schwer. Jeder zum falschen Preis angenommene Auftrag zehrt das Jahresergebnis auf.

Machen wir mal die Rechnung auf. Wenn du 800 € Umsatz mit 12 Aufträgen machst, ist jeder Auftrag durchschnittlich 67 € wert. Wenn du dich bei zweien davon in der Marge irrst (du denkst, dass du 25% machst, und machst aber 10%), verlierst du 20 €, die du nicht wiederbekommst. Bei einem Nettogewinn von NaN € machen diese 20 € 20% deines Jahresgewinns aus. Verschwunden aufgrund von zwei Offerten, die ohne Daten erstellt wurden.

Je weniger Ressourcen du hast, desto mehr zählt jede Entscheidung. Und für gute Entscheidungen braucht es gute Zahlen.

Die 4 Schritte, um besser zu entscheiden

Schritt 1: Verfolge die Möglichkeiten

Als Erstes musst du wissen, wie viele Anfragen du erhältst, wie viele du in Offerten verwandelst und wie viele Offerten abgeschlossen werden. Klingt banal, aber die meisten Unternehmen, die ich treffe, haben diese Zahlen nicht.

Wenn du von 100 Anfragen 15 abschliesst, beträgt deine Abschlussquote 15%. Gut, aber die Zahl allein reicht nicht aus. Du musst wissen, welche abgeschlossen werden. Welche Art von Kunde, welche Art von Arbeit, welches Gebiet, welche Preisklasse.

Wenn du beginnst, diese Muster zu sehen, begreifst du, wer dein idealer Kunde ist. Und du hörst auf, allen Anfragen gleicher Massen hinterherzulaufen. Du widmest denjenigen, die die grösste Aussicht auf Abschluss haben und dir die meiste Marge lassen, mehr Zeit.

Schritt 2: Berechne Kosten und Erträge genau

Der zweite Schritt ist der unbequemste. Du musst wissen, was dich die Erledigung einer Arbeit wirklich kostet. Nicht die Material- und Lohnkosten. Die weiss jeder. Die Gesamtkosten.

Wenn man alles zusammenzählt, ist die tatsächliche Marge fast immer niedriger als gedacht. Und das ist in Ordnung. Es ist keine Strafe, es ist eine Information. Die Gewissheit, eine Marge von 20% statt 30% zu erzählen, versetzt dich in die Lage, dort die Preise anzuheben, wo es nötig ist, unrentable Aufträge abzulehnen und dich auf die zu konzentrieren, die funktionieren.

Schritt 3: Überwache den Cashflow

Du kannst auf dem Papier eine hervorragende Marge haben und trotzdem ohne Geld auf dem Konto dastehen. Das passiert, wenn Inkasso- und Zahlungsziele nicht übereinstimmen. Du bezahlst Lieferanten nach 30 Tagen, kassierst vom Kunden nach 90 Tagen. Dazwischen musst du Gehälter, Miete und alles andere decken.

Cashflow überwachen heisst, jede Woche darauf zu schauen, was in den nächsten 30 und 60 Tagen reinkommt und rausgeht. Dafür brauchst du keine komplizierte Software. Ein Blatt Papier mit drei Spalten reicht schon: Datum, voraussichtliche Einnahmen, voraussichtliche Ausgaben.

Wenn du siehst, dass du in 45 Tagen ein Loch hast, hast du Zeit zu handeln. Du schiesst eine Rechnung vor, bittest um einen Vorschuss für einen neuen Auftrag, verhandelst eine Frist mit einem Lieferanten neu. Wenn du es am Tag vorher merkst, kannst du nichts mehr tun.

Schritt 4: Behalte den Prozess in der Hand

Der häufigste Fehler ist, alles dem Treuhänder zu delegieren. Der Treuhänder macht seine Arbeit: Er hält dich beim Finanzamt auf dem Laufenden, erstellt den Jahresabschluss, verwaltet die Fristen. Aber die Zahlen des Treuhänders kommen erst Monate später. Und es sind Steuerzahlen, keine Managementzahlen.

Die Zahlen, die du brauchst, um Entscheidungen zu treffen, musst du selbst haben und wöchentlich aktualisieren. Marge pro Auftrag, erwarteter Cashflow, Abschlussquote, tatsächliche Arbeitsstunden gegenüber budgetierten Stunden.

Du musst kein Buchhaltungsexperte werden. Du brauchst nur einen einfachen Bericht, mit ein paar klaren, einfachen Zahlen, den du dir jeden Montagmorgen ansiehst, bevor du welche Entscheidung auch immer über die Woche triffst.

BAU Gest

Deine Zahlen, jeden Montagmorgen

BAU Gest sammelt die Daten deiner Aufträge und verwandelt sie in einen wöchentlichen Bericht mit den Zahlen, auf die es ankommt: tatsächliche Marge, Cashflow, Offertenkonvertierung. So entscheidest du aufgrund von Fakten, nicht aufgrund von Gefühlen.

So funktioniert es

Swiss
Made

BAU Gest

Nettomarge24,2%

Aktive Aufträge8

Stundenabweichung+12%

Was sich ändert, wenn du mit Zahlen entscheidest

Es ist nicht so, dass du vorher immer alles falsch und nachher alles richtig machst. Es ist so, dass du vorher im Dunkeln tappst und nachher siehst, wo der Weg langgeht. Einige Entscheidungen werden dieselben sein. Aber du wirst sie treffen, weil du weisst, warum.

Checkliste: was du in der ersten Woche tun solltest

Du musst nicht alles auf den Kopf stellen. Fang mit fünf Dingen an, die du in den nächsten sieben Tagen erledigen kannst.

1. Zähle die Anfragen. Lege ein Tabellenblatt an und trage jede eingehende Anfrage ein: Datum, Art der Arbeit, wie sie dich gefunden haben, geschätzter Betrag. Mach das eine ganze Woche lang, ohne etwas auszulassen.
2. Nimm einen abgeschlossenen Auftrag und rechne die Kosten neu durch. Wähle die zuletzt abgeschlossene Arbeit. Notiere alle Kosten, auch die, die du sonst vergisst: Bürostunden, Besichtigungen, Telefonate, Materialabholungen. Vergleiche die tatsächliche Marge mit derjenigen, die du im Kopf hattest.
3. Schreibe die Einnahmen und Ausgaben der nächsten 60 Tage auf. Es geht nicht auf den Rappen genau. Es reicht zu wissen, wie viel reinkommt und wie viel rausgeht, Woche für Woche. Wenn du ein Loch siehst, hast du bereits das erste zu lösende Problem gefunden.
4. Frag den Treuhänder nach der operativen Marge des letzten Jahres. Nicht nach dem Umsatz, nicht nach dem steuerlichen Gewinn. Nach der operativen Marge, also dem, was nach Abzug aller Betriebskosten und vor Steuern und Finanzierungen übrig bleibt. Wenn er dir das nicht auf Anhieb sagen kann, ist das ein Signal.
5. Lege einen festen Tag fest, an dem du dir die Zahlen ansiehst. Montagmorgen, Freitagnachmittag, was dir am liebsten ist. Hauptsache, es wird zur Gewohnheit, nicht zum Notfall.

Nach einer Woche hast du mehr Informationen über dein Unternehmen, als du in den letzten sechs Monaten hattest. Es muss nicht perfekt sein, du musst nur anfangen. Die Zahlen werden besser, je mehr du sie sammelst, und die Entscheidungen werden besser, je mehr du sie nutzt.

Darauf kannst du alles Weitere aufbauen.

Der eigentliche Punkt

Dein Unternehmen zu verbessern bedeutet nicht, mehr zu arbeiten, und es bedeutet nicht, Management-Kurse zu belegen. Es bedeutet, zu wissen, wohin du gehst, und die richtige Richtung einzuschlagen. Zahlen sind keine Bürokratie, sie sind die Landkarte.

Wer anfängt, sie zu nutzen, entdeckt fast immer zwei Dinge. Das erste: Er verlor Geld bei Arbeiten, die er für profitabel hielt. Das zweite: Es gab Chancen, die er ignorierte, weil er sie nicht sah.

Wenn du verstehen willst, welche Zahlen in deinem Unternehmen fehlen und wie du anfangen sollst, sie zu erheben, buche 30 Minuten mit uns. Wir schauen uns deine Situation gemeinsam an und sagen dir, wo du anfangen sollst.

Keine Verpflichtung, kein Paket zu kaufen. Nur ein ehrliches Gespräch über die Zahlen, auf die es ankommt.