Problème : vous travaillez 12 heures par jour, vous savez qu'il y a quelque chose qui cloche, mais vous n'arrivez pas à comprendre où vous perdez de l'argent.
Solution : un système en 4 étapes pour transformer les chiffres de votre entreprise en décisions concrètes.
Résultat : vous cessez de décider au feeling et vous commencez à faire vos choix en fonction de données réelles. Chaque décision devient plus sûre.
Le problème n'est pas que vous ne travaillez pas assez
Ceux qui travaillent dans le bâtiment n'ont pas de problème d'engagement. Le problème est ailleurs : vous prenez des dizaines de décisions chaque jour sans avoir les chiffres pour savoir si elles sont justes.
Vous acceptez un chantier parce qu'"il a l'air bien". Vous embauchez parce qu'"il y a beaucoup à faire". Vous achetez un véhicule parce que "tôt ou tard, il servira". Mais quand vous vous asseyez pour regarder les comptes à la fin de l'année, vous ne comprenez pas où est passé l'argent.
Ce n'est pas de votre faute. Personne ne vous a jamais appris à utiliser les chiffres pour décider. L'expert-comptable vous donne les chiffres fiscaux, pas les chiffres stratégiques. Votre logiciel de gestion (si vous en avez un) vous dit combien vous avez facturé, pas combien vous avez réellement gagné.
Un exemple concret : la même décision, deux issues différentes
Marco possède une entreprise de menuiserie dans le nord de l'Italie. Il reçoit une demande pour un chantier de 180 €. Le client est pressé, il veut commencer dans deux semaines. L'équipe de Marco est presque entièrement disponible. Il accepte.
Sans les chiffres, il raisonne ainsi : "180.000 euros de chiffre d'affaires, les matériaux coûtent environ 90.000, la main-d'œuvre 40.000. Il m'en reste 50.000. Super chantier."
Avec les chiffres, la donne change. Les heures de visite préalable, l'établissement du devis et la gestion des commandes valent encore 8.000 euros. La part des frais fixes pour un chantier de cette durée est de 12.000 euros. Le transport et la logistique en ajoutent 6.000. La marge réelle n'est pas de 50.000 mais de 24.000 euros, soit 13% au lieu des 28% qu'il pensait faire. À ce stade, Marco peut décider de : renégocier le prix, réduire la portée des travaux ou accepter en sachant exactement combien il va gagner. N'importe quel choix vaut mieux que de s'engager en étant persuadé de faire le double de marge.
Pourquoi le contrôle de gestion est encore plus utile aux petites entreprises
Il y a un malentendu très répandu : le contrôle de gestion, c'est pour les grandes entreprises, pour celles qui ont un contrôleur et un département financier. Les petites s'en sortent avec du bon sens.
C'est l'inverse. Une grande entreprise a une marge d'erreur. Si un projet se passe mal, il y en a cent autres pour compenser. Une entreprise avec 10 ou 15 chantiers par an n'a pas cette marge. Chaque mauvaise décision pèse double. Chaque commande acceptée au mauvais prix ronge le résultat de toute l'année.
Faisons quelques petits calculs. Si vous facturez 800 € avec 12 commandes, chaque commande vaut en moyenne 67 €. Si vous vous trompez sur la marge de deux d'entre elles (vous pensez marger à 25% alors que vous margez à 10%), vous perdez 20 € que vous ne récupérerez pas. Sur un bénéfice net de NaN €, ces 20 € représentent 20% de vos gains annuels. Envolés, pour deux devis faits sans données.
Moins vous avez de ressources, plus chaque décision compte. Et pour prendre de bonnes décisions, il faut de bons chiffres.
Les 4 étapes pour mieux décider
Étape 1 : suivez les opportunités
La première chose à savoir, c'est combien de demandes vous recevez, combien vous en transformez en devis, combien de devis sont conclus. Cela a l'air anodin, mais la majorité des entreprises que je rencontre n'ont pas ces chiffres.
Si sur 100 demandes vous en concluez 15, votre taux de conversion est de 15%. Bien, mais la donnée seule ne suffit pas. Vous devez savoir lesquels se concluent. Quel type de client, quel type de travail, quelle zone, quelle fourchette de prix.
Quand vous commencez à voir ces schémas, vous comprenez qui est votre client idéal. Et vous arrêtez de courir après toutes les demandes de la même manière. Vous consacrez plus de temps à celles qui ont le plus de chances d'aboutir et qui vous laissent le plus de marge.
Étape 2 : calculez précisément vos coûts et vos revenus
C'est l'étape la plus inconfortable. Vous devez savoir combien vous coûte réellement un chantier. Pas seulement le coût des matériaux et de la main-d'œuvre. Tout le monde connaît cela. Le coût total.
| Poste | Ce qu'il inclut |
|---|---|
| Coûts variables | Matériel, main-d'œuvre de pose, transport, sous-traitance |
| Coûts indirects | Visites préalables, établissement du devis, gestion de la commande, service après-vente |
| Part des frais fixes | Loyer, salaires du bureau, assurances, amortissements divisés par chantier |
Quand vous additionnez tout, la marge réelle est presque toujours plus basse que ce que vous pensiez. Et ce n'est pas un problème, c'est une information. Savoir que vos marges sont de 20% au lieu de 30% vous autorise à augmenter vos prix là où il faut, à refuser les chantiers qui ne sont pas rentables et à vous concentrer sur ceux qui fonctionnent.
Étape 3 : surveillez votre trésorerie (le cash flow)
Vous pouvez afficher une excellente marge sur le papier et vous retrouver sans argent sur votre compte. C'est ce qui se produit lorsque les délais d'encaissement et de paiement ne sont pas alignés. Vous payez vos fournisseurs à 30 jours, vous encaissez les paiements de vos clients à 90 jours. Entre les deux, vous devez couvrir les salaires, le loyer et tout le reste.
Surveiller son flux de trésorerie, c'est regarder chaque semaine ce qui entre et ce qui sort dans les 30 et 60 prochains jours. Pas besoin de logiciel compliqué. Il suffit d'une feuille avec trois colonnes : date, encaissements prévus, décaissements prévus.
Si vous voyez que dans 45 jours vous aurez un trou, vous avez le temps d'agir. Vous anticipez une facture, vous demandez un acompte sur un nouveau chantier, vous renégociez une échéance avec un fournisseur. Si vous vous en rendez compte la veille, vous ne pouvez rien faire.
Étape 4 : gardez la main sur le processus
L'erreur la plus fréquente est de tout déléguer à l'expert-comptable. L'expert-comptable fait son travail : il vous met en règle avec le fisc, prépare le bilan, gère les échéances. Mais les chiffres de l'expert-comptable arrivent des mois plus tard. Et ce sont des chiffres fiscaux, pas des chiffres de gestion.
Les chiffres dont vous avez besoin pour décider, c'est vous qui devez les avoir, mis à jour chaque semaine. La marge par chantier, la trésorerie prévisionnelle, le taux de conversion, les heures travaillées par rapport aux heures prévues.
Vous ne devez pas devenir un expert en comptabilité. Vous devez avoir un rapport simple, avec quelques chiffres clairs, que vous regardez tous les lundis matin avant de prendre la moindre décision concernant votre semaine.
Vos chiffres, chaque lundi matin
BAU Gest recueille les données de vos commandes et les transforme en un rapport hebdomadaire avec les chiffres qui comptent : marge réelle, trésorerie, conversion des devis. Décidez en vous appuyant sur des faits, pas sur des impressions.
Découvrez comment ça fonctionneMade
Ce qui change quand vous décidez avec les chiffres
| Avant | Après | |
|---|---|---|
| Accepter un chantier | "Ça a l'air d'être un bon chantier" | "La marge nette estimée est de 24%, au-dessus de mon seuil" |
| Embaucher quelqu'un | "On a trop de travail" | "Le coût sera amorti si je conclus 3 commandes supplémentaires par trimestre" |
| Acheter un véhicule | "Il finira bien par nous resservir" | "L'utilisation prévue justifie l'investissement en 14 mois" |
| Faire un rabais | "Sinon le client va voir ailleurs" | "Je peux descendre jusqu'à NaN € tout en restant au-dessus de 20% net" |
Non pas qu'avant vous vous trompiez tout le temps et qu'après vous ayez tout juste. C'est simplement qu'avant vous décidiez à l'aveugle et qu'après vous décidez en voyant la route. Certaines décisions seront les mêmes. Mais vous les prendrez en sachant pourquoi.
Votre feuille de route : que faire la première semaine
Pas besoin de tout chambouler. Commencez par ces cinq choses que vous pouvez faire dans les sept prochains jours.
- Comptez les demandes entrantes. Ouvrez un tableau et notez chaque demande qui arrive : date, type de chantier, comment le client vous a trouvé, montant estimé. Faites cela pendant une semaine entière, sans rien omettre.
- Prenez un chantier terminé et recalculez les coûts. Choisissez le dernier chantier finalisé. Mettez-y tous les coûts, même ceux que vous oubliez d'habitude : heures de bureau, visites, coups de fil, enlèvements de marchandises. Comparez la marge générée avec celle que vous aviez en tête.
- Notez les entrées et les sorties d'argent des 60 prochains jours. Ne cherchez pas le centime près. L'essentiel est de savoir combien rentre et combien sort, d'une semaine sur l'autre. Si vous détectez un trou, vous avez d'ores et déjà mis le doigt sur votre premier problème à résoudre.
- Demandez à votre comptable la marge d’exploitation de l’année passée. Pas le chiffre d’affaires, pas le résultat net. La marge d’exploitation : ce qui reste après avoir payé tous les frais de fonctionnement, avant impôts et charges financières. Si votre comptable ne peut pas vous la fournir, c’est déjà un premier problème à résoudre.
- Bloquez un créneau hebdomadaire pour vos chiffres. Le lundi matin ou le vendredi après-midi, 30 minutes, dans votre agenda. Ce rendez-vous avec vos données doit devenir aussi incontournable que les chantiers.
En une semaine seulement, vous en apprendrez plus sur votre entreprise qu’en six mois à travailler sans données. La perfection n’existe pas au départ, mais la régularité fait toute la différence. Vos chiffres s’affineront au fil des semaines.
Le vrai changement
Améliorer votre entreprise ne veut pas dire travailler plus. Cela veut dire savoir où vous allez et prendre vos décisions en connaissance de cause.
Dans 90% des cas, les entrepreneurs qui commencent à suivre leurs chiffres découvrent deux choses : certains chantiers qu’ils croyaient rentables leur faisaient perdre de l’argent, et des opportunités rentables leur passaient sous le nez par manque de visibilité.
Si vous voulez faire le point sur vos chiffres et comprendre où vous perdez de l’argent, réservez 30 minutes avec nous. Nous analyserons ensemble votre situation, sans engagement et sans frais.
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