Comment gérer une entreprise du bâtiment : anticiper les problèmes de chantier

Problème : le jour de l'installation, le chantier n'était pas prêt. Une demi-journée de perdue pour trois techniciens, sans possibilité de rattrapage avant la fin de l'année.

Solution : une liste de risques pour chaque type d'intervention, transformée en procédures et checklists à exécuter avant d'envoyer l'équipe sur le chantier.

Résultat : de 8 à 10 demi-journées perdues par an à 1 ou 2 au maximum. Récupération de plus de 10.000 € en temps technique et préservation de la marge.

Le chantier qui n'était pas prêt

En septembre dernier. Un client dans la province de Brescia m'appelle le mardi après-midi. Trois techniciens étaient arrivés sur un chantier à 7h30 pour la pose de 12 fenêtres dans un appartement en cours de rénovation. Vous arrivez, vous déchargez la camionnette, vous montez au troisième étage. Et la chape est encore fraîche. Coulée la veille.

Impossible de monter quoi que ce soit. Vous ne pouvez même pas poser les profils au sol sans risquer de tout abîmer. Vous rechargez la camionnette, vous retournez au siège. Une demi-journée envolée.

Le coût immédiat : 3 techniciens pendant 4 heures, soit environ 420 €. Mais le véritable dommage est ailleurs. Le carnet de commandes était plein jusqu'en décembre. Cette pose ne pouvait pas être reprogrammée avant 11 semaines. Le client final a commencé à appeler tous les trois jours. Le constructeur s'est plaint. Et quand vous êtes finalement retourné pour le montage, vous avez dû gérer un client en colère au lieu de travailler sereinement.

Tout cela parce que personne n'a passé un coup de fil le vendredi précédent.

Les problèmes de chantier dépendent rarement de vous

C'est la partie la plus rageante. Dans la grande majorité des cas, les problèmes sur le chantier ne sont pas de votre faute. C'est la faute des autres.

La chape n'était pas prête parce que le chapiste avait une semaine de retard. Il n'y avait pas de courant parce que l'électricien n'avait pas encore tiré les lignes. L'échafaudage avait été démonté la veille. Le mur sur lequel vous deviez fixer le précadre devait encore être crépi.

Le fait est que de savoir à qui revient la faute ne vous rend pas votre demi-journée perdue. Et cela ne change rien au fait que c'est vous qui en payez le prix, car vos techniciens, vous les payez de toute façon.

La bonne question n'est donc pas "à qui la faute ?" mais "comment m'en apercevoir avant d'envoyer l'équipe ?".

La première étape : la liste de tout ce qui peut mal tourner

Prenez une feuille de papier. Mieux, ouvrez un fichier. Notez tous les problèmes que vous avez rencontrés sur vos chantiers au cours des deux dernières années. Tous. Même les plus infimes, ceux qui ont causé un retard d'une demi-heure.

Divisez-les ensuite en deux colonnes : les problèmes qui dépendent de vous et les problèmes qui dépendent des autres.

Vous réglez la colonne de gauche grâce à l'organisation interne. Vous réglez la colonne de droite d'une seule manière : par un coup de téléphone ou un contrôle avant l'intervention.

Transformer la liste en procédures

Une liste de risques ne sert à rien si elle reste dans un tiroir. Elle doit se transformer en procédure opérationnelle. Une checklist que quelqu'un exécute réellement, à chaque fois, avant chaque chantier.

Exemple concret. Pour la pose de menuiseries sur un chantier de rénovation, la checklist avant intervention pourrait être :

• Appeler le client ou le directeur des travaux 3 jours avant. Confirmer que la chape, le crépi et l'électricité sont prêts.
• Vérifier que l'électricien a prévu les contacts pour l'alarme, si applicable.
• S'assurer que les points lumineux près des fenêtres sont déjà en place ou que l'électricien passera avant vous.
• Confirmer l'accès à l'étage : ascenseur fonctionnel, échafaudage disponible, cage d'escalier dégagée.
• Contrôler la liste du matériel chargé dans la camionnette la veille au soir, et non le matin à 6h30.

Cinq points. Trois minutes au téléphone et deux minutes de vérification au dépôt. Cinq minutes au total qui vous évitent 4 heures d'immobilisation pour trois personnes.

Le problème des procédures sur papier

Beaucoup d'entreprises du bâtiment disposent déjà de procédures. Peut-être ne sont-elles pas écrites, peut-être sont-elles dans la tête du patron ou du chef de chantier le plus expérimenté. Le problème, c'est qu'elles y restent.

Quand le chef de chantier expérimenté est en vacances, personne ne passe le coup de fil. Quand vous embauchez un nouveau technicien, il apprend les procédures par imprégnation, c'est-à-dire en faisant des erreurs. Quand vous avez 4 chantiers ouverts le même jour, quelque chose passe inévitablement à la trappe.

Les procédures ne fonctionnent que si elles sont rédigées, partagées et tracées. Il ne suffit pas qu'elles existent. Vous devez savoir si quelqu'un les a effectuées.

BAU Gest

Des checklists numériques qu'on n'oublie pas

Avec BAU Gest, vous créez des checklists pré-chantier pour chaque type d'intervention. Chaque point est coché par le technicien, tracé avec l'heure et la date, et s'il manque quelque chose, vous recevez une notification avant que l'équipe ne se mette en route. Fini les chantiers non préparés découverts à 7h30 du matin.

Découvrez comment ça fonctionne

Swiss
Made

BAU Gest

Marge nette24,2%

Chantiers actifs8

Écart heures+12%

Optimiser les techniciens : le véritable objectif

Les procédures et les checklists ne sont pas de la bureaucratie. Elles ne servent qu'à une chose : faire travailler vos techniciens le plus possible sur des activités productives.

Un technicien coûte entre 30 € et 40 € de l'heure, tout compris. Si sur une journée de 8 heures, il consacre 6 heures au montage effectif et perd 2 heures en attentes, déplacements et problèmes, vous payez 25% de plus pour chaque chantier par rapport à ce que vous aviez budgétisé.

Multipliez cela par une équipe de 3 personnes, pendant 230 jours de travail par an.

Une heure de travail productif en plus par jour et par équipe. Nul besoin de faire des miracles. Il suffit d'éliminer les attentes évitables : le chantier pas prêt, la pièce manquante, la coordination que personne n'a gérée.

Du chantier individuel au système global

Lorsque vous avez la liste des risques et les checklists pour un type d'intervention, dupliquez-les pour tous les autres. Pose, entretien, service après-vente, visite technique. Chaque type d'activité comporte ses risques spécifiques et sa checklist dédiée.

Le saut qualitatif intervient lorsque vous cessez de traiter chaque chantier comme un cas unique et commencez à les considérer comme des processus reproductibles. Non pas parce que tous les chantiers sont identiques, mais parce que 80% des choses qui peuvent mal tourner sont toujours les mêmes.

Ces fameux 20% d'imprévus réels, ceux que vous ne pouviez pas anticiper, vous les gérez d'autant mieux que vous n'êtes plus occupé à courir après des problèmes que vous auriez pu éviter.

Par où commencer demain matin

Inutile de tout révolutionner en un jour. Commencez par trois choses.

Premièrement : prenez les chantiers des six derniers mois sur lesquels vous avez rencontré des problèmes. Notez ce qui a raté et si cela dépendait de vous ou d'autres personnes. Même si ce n'est que sur une feuille Excel, l'important est de le faire.

Deuxièmement : pour le type d'intervention que vous réalisez le plus souvent, rédigez une checklist de 5 à 7 points à vérifier avant d'envoyer l'équipe. Attribuez à quelqu'un la responsabilité de l'exécuter pour chaque chantier.

Troisièmement : au bout d'un mois, comptez combien de problèmes vous avez évités. Pas le nombre de problèmes que vous avez eus, mais combien vous en avez évités. Car c'est là que se trouve la marge que vous perdez aujourd'hui sans vous en apercevoir.

Si vous souhaitez voir comment fonctionne un système de checklists numériques intégré à la gestion de chantier, jetez un œil à BAU Gest. Il vous fait gagner du temps là où vous le gaspillez aujourd'hui.