Organiser une entreprise de construction: des procédures qui fonctionnent vraiment

Problème: dans chaque entreprise de construction, seul l'entrepreneur sait comment faire les choses, et les collaborateurs ne sont pas autonomes.

Solution: des procédures claires, écrites et testées qui permettent aux collaborateurs d'agir sans contrôle constant.

Résultat: moins d'erreurs, une qualité plus constante, du temps économisé pour l'entrepreneur.

Pourquoi "on a toujours fait comme ça" n'est pas une réponse

Chaque entreprise de construction a des procédures. Pas toujours écrites, pas toujours conscientes, mais elles existent. La façon de mener le premier entretien avec le client. Comment préparer un chantier. Comment faire le rapport au chef en fin de journée.

Le problème, c'est que ces procédures sont dans les têtes des personnes, pas sur papier. Et si un collaborateur tombe malade ou part, le savoir part avec lui.

L'autre problème: si les procédures sont seulement dans les têtes, on ne peut pas les améliorer. On ne peut pas analyser ce qui a mal tourné si on ne sait pas ce qui a été fait.

Les mythes sur les procédures dans le bâtiment

"Les procédures sont pour les grandes entreprises"

Faux. Les procédures sont pour les entreprises qui veulent s'améliorer. Même une entreprise de 5 collaborateurs peut avoir fait assez de choses pour bénéficier de les standardiser.

"Les procédures tuent la flexibilité"

Faux. Les procédures fixent ce qui doit toujours être fait de la même façon. La flexibilité est dans ce qui doit changer. Si vous avez une procédure claire pour le premier entretien, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment: le client spécifique, son problème spécifique. Pas sur ne pas oublier de noter les coordonnées ou de demander quel est son budget.

"Si tout est écrit, les collaborateurs n'ont plus besoin du chef"

Ce n'est pas un inconvénient. C'est l'avantage. Si un collaborateur peut exécuter une tâche sans vous, vous êtes libre de prendre des décisions stratégiques, de visiter de nouveaux clients, de piloter l'entreprise. Pas d'éteindre des incendies en permanence.

Quelles procédures écrire en premier

Commencez par les procédures les plus fréquentes et celles qui produisent le plus d'erreurs.

Six procédures. Si aucune des six n'est écrite, commencez par là.

Comment écrire une procédure qui fonctionne vraiment

Étape 1: observer, pas inventer

Observez comment vous ou votre meilleur collaborateur exécutez vraiment la tâche. Écrivez ce qui se passe vraiment, pas ce qui devrait se passer. Puis analysez ce qui fonctionne bien et ce qui est à améliorer.

Étape 2: écrire pour le plus simple

La procédure doit pouvoir être exécutée par le collaborateur ayant le moins d'expérience. Si un nouveau collaborateur qui commence le premier jour peut la lire et l'exécuter (avec un entretien de formation, mais sans autre aide), alors la procédure est bonne.

Si elle ne peut être exécutée que par des collaborateurs expérimentés, c'est qu'elle est trop complexe ou incomplète.

Étape 3: tester et corriger

Une fois la procédure écrite, faites-la exécuter par un collaborateur pendant que vous observez. Voyez-vous des endroits où il bloque? Ce sont des points à améliorer.

Faites la même chose après 30 jours: quelque chose a-t-il changé? Y a-t-il encore des blocages? Une procédure qui n'est jamais révisée devient vite obsolète.

BAU Gest

Les procédures vivent dans BAU Gest

BAU Gest contient les check-lists et procédures pour les tâches les plus fréquentes: visites, devis, préparation de chantier. Vos collaborateurs savent toujours quoi faire.

Découvrez comment ça fonctionne

Swiss
Made

BAU Gest

Marge nette24,2%

Chantiers actifs8

Écart heures+12%

Un exemple pratique: la procédure de préparation de chantier

L'un des problèmes les plus fréquents dans les petites entreprises de construction: la journée de travail commence avec 45 minutes de retard parce qu'il manque du matériel, quelque chose est oublié, ou les techniciens ne savent pas par où commencer.

Voici une solution tirée du terrain:

Check-list de préparation de chantier (la veille du démarrage)

1. Check-list confirmée: matériaux pour le chantier complets?
2. Tous les outils dans les véhicules?
3. Matériaux du chantier dans les bonnes quantités?
4. Collaborateurs informés de l'heure de départ et de l'adresse?
5. Numéro de contact du client enregistré?
6. Risques spécifiques du chantier communiqués (chien, alarme, voisin qui se gare)?

Six points. Cinq minutes la veille. Et le lendemain matin démarre avec 45 minutes de ponctualité en plus.

C'est l'essence des procédures: pas de bureaucratie excessive, mais beaucoup de petites vérifications qui évitent de perdre du temps et de mal paraître devant le client.

Quand vient la résistance: "on fait déjà comme ça, faut-il vraiment l'écrire?"

Oui, il faut l'écrire. Parce que:

• La transmission orale n'est pas fiable. Chacun se souvient différemment de ce qui a été dit.
• Les nouveaux collaborateurs ont besoin d'une référence. Vous ne pouvez pas toujours être là pour expliquer.
• Ce qui est écrit peut être amélioré. Ce qui est oral ne peut pas l'être.
• Si vous tombez malade, l'entreprise tourne sans vous. Si les procédures sont dans votre tête, elle ne tourne pas.

Écrire prend du temps au début. Mais ensuite ça redonne ce temps, chaque année, grâce à moins d'erreurs, des collaborateurs plus autonomes et une entreprise qui ne dépend pas d'une seule personne.

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